Для того чтобы мероприятия в конференц-зале всегда проходили гладко, следует тщательно изучить, как помещение должно быть оснащено технически. И самое главное: при его обустройстве особо уделяется внимание удобству участников ивента – докладчикам, слушателям, делегатам, располагающимся в президиуме.
Перво-наперво, что стоит учесть, оснащая конференц-зал: нет типовых залов, как нет и типовых организаций или фирм. Каждый из залов наделен множеством особенностей.
По принятии решения, очевидно, возникнет и собственное видение того, каким именно должен быть оптимально обустроенное помещение для проведения важных ивентов и т. п. мероприятий. Помните, что результатом плохо обдуманного решения станут неудобства в работе.
Главные требования к оснащению зала для проведения мероприятий
Они таковы:
- возможность взаимодействия с аудиторией, основанного на двусторонней связи между ней и центральным операторским узлом;
- эффективность освоения предоставленной участникам ивента аудио и видео информации;
- система управления, настройки и удаленного контроля за всем комплексом оборудования в пространстве зала;
- зал должен отвечать возможностям масштабирования комплекса в будущем, что предполагает оснащение дополнительными системами по мере необходимости;
- в идеале – гармоничное вписывание технического оснащения в интерьер помещения и его максимальная незаметность;
- оборудование должно отвечать необходимым параметрам отказоустойчивости;
- быстрая и несложная установка и демонтаж президиума и всех его составляющих, когда на повестке дня – необходимость трансформировать зал.
Конференц-зал: какой выбрать
Каким вы видите свой конференц-зал? Рассмотрим, какие бывают их виды:
- многофункциональный – зачастую одно такое помещение решает разом несколько задач. Так, оно может стать залом для деловых или обучающих мероприятий, презентаций; а также преобразиться в помещение, где задумана организация банкета или вовсе послужить в качестве кинотеатра;
- круглый стол – в данном случае название говорит само за себя;
- актовый зал – для проведения официальных мероприятий;
- зал-трансформер – форма такого помещения может быть разной – вместительный единый зал на 300 – 400 присутствующих либо 3 зала (с полной комплектацией), которые разделены лёгким, быстро демонтируемыми в случае необходимости перегородками.
Словом, необходимо определиться, взвесить все «за» и «против». Например, следует решить, необходима ли будет трибуна, президиум? Тогда, что требуется в данных локациях? Возможно, подключение ноутбука? Или есть надобность в размещении на президиумском столе управленческих пультов и т. п. устройств?
Варианты использования зала
По разрешении вопроса о том, какой будет общая концепция помещения, следует продумать, для кого данный зал создается. Кто, помимо постоянного состава будет работать здесь? Планируется ли приглашение гостей и каким будет их количество? Какие при этом следует предоставить возможности приглашенным? Возможно, среди них будут журналисты, и тогда имеется необходимость в аудиозаписи ивентов? В ваших планах – предоставление слова и слушателям в зале? Тогда как вы желаете подойти к организации данного процесса?
От ответов непосредственно зависят как возможности участников, так и визуальный вид конференц-помещения. Это не только удобные дополнительные кресла, а также каналы для кабеля, всевозможные интерфейсы, связанные с архитектурой для обеспечения локационного подключения оборудования. Иначе вынужденной мерой станет закладка кабелей в специальных коробах на стенах. Но подобное конструкционное решение способно отрицательно повлиять на то, как зал будет выглядеть эстетически.
Комплекс оборудования
Управление
Одна из важнейших систем зала, главный «орган» вашего конференц-помещения: в отсутствии данного функционала зал нельзя назвать современным и «интеллектуально насыщенным». Благодаря такой управленческой системе возможно интегрирование оборудования в цельный комплекс. Осуществляется управление либо квалифицированным специалистом, находящимся в специально предназначенной аппаратной, либо докладчиком/ведущим непосредственно в зале. Возможно и удаленное управление.
Система инфо-отображения
В конференц-зале, полностью готовом для проведения мероприятий, должны иметься: широкоформатный проекционный экран либо телевизор с внушительной диагональю, видеостены, мониторы-повторители в зоне президиума и т. п.
И телевизор, и экран следует располагать таким образом, чтобы изображение хорошо видели и зрители (в том числе, находящиеся в последних рядах), и сам спикер.
Подбор средств отображения осуществляется с учетом того, каковы размеры, конфигурация помещения, как планируется рассаживать гостей, сколько их. Также важен формат ивентов, характер информации, которая транслируется.
Система озвучивания
Ее составляющие:
- всевозможные аудио-источники;
- оборудование для распределения и обрабатывания аудио сигналов;
- звукоусилители;
- системы акустики (корпусные и встраиваемые) и т. п.
Важно также использовать оборудование, подавляющее обратную связь во избежание фонового шума.
Синхронный перевод
Незаменим, когда в переговорах используют более 2-х либо 3-х языков. Это существенная экономия времени в сравнении с переводом, происходящим последовательно. Системы синхро-перевода сегодня полностью мобильны, могут действовать по радиоканалу или передачей данных с помощью применения ИК-каналов.
Видеоконференцсвязь
Камеры, автоматически направленные на выступающего, могут служить и для проведения видеоконференцсвязи, в случае, если таковая предусмотрена.
Используется подобная система для:
- обмена опытом;
- интерактивной деятельности команды с абонентами, находящимся в любой локации мира;
- проведения пресс-конференций, телемостов, обучающих мероприятий.
С ее помощью обеспечен эффект присутствия разом в нескольких городах.
